„Flussbasiertes systemisches Arbeiten“
Vielleicht haben Sie schon mal Erzählungen von chronischer Überlastung und verstopften instabilen Arbeitsumgebungen gehört? Möglicherweise sind dabei auch Charakteristika wie andauernde Lieferverzögerungen und aufreibende Rettungsaktionen genannt worden. Oder ist fehlender Überblick und schwierig einschätzbarer Umfang ins Treffen geführt worden? Alle diese Aspekte adressiert Kanban in einer musterbrechenden leichten Art, die viel Potenzial zum Ausbau mit sich bringt.
Die Idee dahinter ist, eine visuelle Darstellung des Arbeitsablaufs und der Arbeitstypen zu schaffen. Dies ermöglicht den Arbeiter:innen ein klares Verständnis über die Aufgaben selbst, deren Status, die Ermittlung von Engpässen und die Optimierung des Arbeitsflusses mit dem Ziel einer hohen Verlässlichkeit der Lieferversprechen.
Aus den sechs Prinzipien der beiden Kategorien Dienst und Veränderung heben wir Folgende drei aufgrund deren hohen Bedeutung hervor:
- Steuern Sie die Arbeit nicht die Arbeiter. Erlauben (fördern) Sie Selbst-Organisation darum herum
- Beginnen Sie dort, wo Sie heute sind. Respektieren Sie immer alle existierenden Rollen und Verantwortlichkeiten. Verstehen Sie die aktuellen Prozesse, so wie diese aktuell gelebt werden
- Vereinbaren Sie Veränderungen evolutionär und schrittweise vorzunehmen
Ein Kanbansystem strebt die gesamthafte Wirkung über den Dienst (Service) hinweg vom Kunden (Besteller) zum Kunden (Benutzer) hin an. Die hohe Flusseffizienz ist das Ziel. Das bedeutet eine möglichst kontinuierliche übergreifende Bearbeitung ohne Warte- oder sonstige Liegezeiten. Durch den Fokus auf die Arbeit und das Messen der Ergebnisse kann der Arbeitsfluss systematisch weiter optimiert werden.
Quelle: Grafik aus „Das ist Lean“
- Direktoren und Eigentümer
- Projekt-/Programm-/Portfoliomanager und -büros
- Eingebundene Linienmanager
- Prozess-Manager
- Scrum-Master, Product-Owner, Agile Coaches
- Business-Analysten und Requirement-Ingenieure
- Teamleiter, Entwicklungsleiter
- Entwickler
Kanban und -Change-Initiativen
Das Identifizieren der jetzt eingesetzten Arbeitsarten und deren Wertstrom ist Grundlage für jede weitere Steuerungsaktivität. Dabei sind folgende Grundprinzipien zu beachten:
- Starte mit dem was du jetzt machst
- Verfolge inkrementelle, evolutionäre Veränderung
- Respektiere initial Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Job-Titel
- Fördere Leadership auf allen Ebenen in der Organisation
Bei der Einführung von Kanban ändert sich sehr wenig an der gewohnten Arbeitsweise: etablierte Prozesse bleiben bestehen, die Rollen im Unternehmen bzw. Teams bleiben wie sie sind und es werden auch keine neuen Job-Titel erfunden wie z.B. "Kanban Master" oder ähnliches.
Die Beteiligten einigen sich darauf, permanent kleine Verbesserungen der Arbeitsweise vorzunehmen. Ausgangspunkt dieser Verbesserungen ist immer die gegenwärtige Situation und demnach gibt es nicht den Kanban-Sollzustand. Jedoch sind folgende Kernpraktiken in Kanban-Unternehmen zu finden:
- Mach Arbeit sichtbar
- Limitiere den WIP
- Manage Flow
- Mach Prozess-Regeln explizit
- Implementiere Feedback-Mechanismen (Workflow, Inter-Workflow und Organisation)
- Führe gemeinschaftliche Verbesserungen durch (basierend auf Modellen)
Kanban und Agilität oder New Work
Kein Werkzeug und damit auch keine Methode ist per se agil oder ruft New Work herbei. Kanban selbst sieht sich als Unterstützer für diese modernen Formen der Arbeit.
Wenn wir gemeinsam noch einen Schritt zur Seite gehen und uns auf den Kern dessen besinnen, was Kanban tatsächlich ist, dann werden wir Folgendes entdecken:
- Arbeit wird visualisiert
- Wartezeiten werden ebenso visualisiert
Wenn wir nun den Eintrittspunkt zur Umsetzung wie auch den Austrittspunkt zur Lieferung festlegen, können wir nicht nur erkennen, wo sich die Arbeit in welchem Zustand befindet und wo sich diese eventuell häuft – wir können auch die Zeit zwischen Eintritt und Lieferung messen. Gängig sind auch Messungen der Anzahl an gleichen Lieferzeiten oder der Betrachtung dieser im Laufe der Entwicklung, um den Trend verfolgen zu können.
Damit sind wir schon bei einem klassichen Werkzeug aus der Betriebswirtschaftslehre. Wer wiederholbar unter gleichen Bedingungen messen kann, kann auch steuern. Alleine schon dadurch ist der Einsatzfokus von Kanban sehr breit.
Gruppieren wir nun auch noch die Arbeit und gliedern diese durch unterschiedliche Farben, Formen oder in Ablauflinien, können wir unterschiedliche Arbeit auch passgenau unterschiedlich steuern sowie sogar auf die Abstimmung untereinander eingehen. Mit dem Fokus auf die Fertigstellung sollte die Kanbanmethode auch ein bevorzugtes Werkzeug jedes Controllers sein.
Solange Arbeit zu steuern ist, ist die Kanbanmethode dafür ein hervorragender Ansatz.
