Motivation

Je komplexer die Aufgabe, je vielfältiger die Stakeholder und/oder direkt im Workshop Beteiligte, je emotionaler die Stimmung oder je drängender die Zeit, desto mehr ist der Projektmanager von der Erfüllung seiner Aufgaben überfordert. Oft schon, wenn dies nur einzeln auftritt und erst recht in Kombinationen

Einfache Moderationsmethoden sind durchaus bei geringeren Anforderungen beste Werkzeuge. Meist haben diese aber ihre Grenzen, da diese weder typbezogen noch gar in einem Ablaufkontext kombiniert eingesetzt werden können. So werden wir bspw. auch nicht mit unseren Heckenscheren den Rasen mähen ? sprich gleiche Werkzeuge für unterschiedliche Aufgaben einsetzen.

Manchmal werden dann Entscheidungen getroffen, deren Halbwärtszeit nur sehr kurz bemessen ist und Torpedierungen zu erwarten sind. Manchmal werden gar keine Entscheidungen getroffen oder Personen ausgegrenzt. Auf jeden Fall dient dies der Qualität und sonstigen Auflagen des Projekts nur in geringem Masse. Wenn wir dazu auch noch die vorliegenden Forschungsergebnisse oder die Phänomene vom "Groupthink" (s. Janis) beachten, brauchen wir uns über viele Konsequenzen nicht mehr wundern.

Betroffene Rollen sind auch der Lenkungsausschuss bei geforderten Entscheidungen oder der Teammanager beim Umsetzen von Arbeitspaketen.

Rollen

Der Projektmanager nutzt von jeher Meetings - also Workshops - für die Umsetzung seiner mannigfachen Aufgaben wie Anforderungserhebung, Abstimmungen oder Planungen u.v.m.

Der Workshop Facilitator ist DIE Rolle für die hier dargestellten Tätigkeiten.

Umsetzung

Der Workshop-Facilitator ist eine zusätzliche Rolle. Meistens beheimatet im PMO - intern oder extern hat der die Auflagen der absolut glaubwürdigen Unabhängigkeit bezüglich des Ergebnisses und der flexiblen Prozesskompetenz.

In kleineren Projekten oder bei Aufgaben mit geringeren Herausforderungen kann es durchaus Sinn machen, wenn sich der Projektmanager die eine oder andere Zusatzkompetenz für einfache Entscheidungsfindungen und Personenkenntnisse zulegt. Ansonsten sollte dieses Feld den dafür ausgebildeten Spezialisten überlassen werden. Deren sich der Projektmanager bedienen sollte.

Facilitation wirkt von aussen gesehen tw. als Magie - die Bezeichung "Zauberstab" ist daher durchaus zutreffend. Um den Zauberstab aber entsprechend schwingen zu können, ist eine intensive Auseinandersetzung mit der Materie sinnvoll. Dienlich dabei ist ein systemisches Fundament.